Privacy Policy

Privacy Notice / Notis Privasi
Effective 3 November 2026 · Berkuat kuasa 3 November 2026

This notice is published in English and in Bahasa Malaysia as the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) requires. Baca dalam Bahasa Malaysia di bawah.

Privacy Notice (English)

1. Who we are

DataBank2U Technologies Sdn Bhd (“DataBank2U”, “we”, “us”) provides a cloud CRM and business suite (the “Service”). Our address is NO. 120-2, Jalan Setia Gemilang BJ/U13 BJ, 40170 Shah Alam, Selangor, Malaysia.

We act in two roles, and this notice explains both:

As a data user for the personal data of people who visit our website, create an account, start a trial, subscribe or contact us (“account data”).
As a data processor for the records our customers keep in their own workspace (their customers, leads, staff, invoices and so on, “customer data”). Our customer decides what is stored and why; we only host and process it on their instructions. Details are in section 9 and in our Terms & Conditions.

2. Personal data we collect (account data)

Name, email address, phone number, company name and address that you give when you register, start a trial or contact us.
Sign-in details: your email and a hashed (not readable) password, and, if you turn it on, your two-factor authentication settings.
Billing details: the plan, invoices and payment status. Card and online banking details are handled by our payment providers; we do not store full card numbers.
Technical data: IP address, browser and device information and activity logs, used to keep the Service secure and working.
What you send us: support requests, emails and messages.

3. Why we use it

To create and run your account and workspace, and to provide the Service you subscribed to.
To bill you, collect payment and keep records the law requires.
To give support and to contact you about the Service, such as renewals, invoices, security and maintenance notices.
To protect the Service: prevent abuse, fraud and unauthorised access, and investigate incidents.
To improve the Service, using the technical data above.
To meet our legal obligations.

We do not use your personal data for advertising or profiling, and we do not sell, rent or trade personal data to anyone.

4. Who we share it with

We share personal data only with providers that help us run the Service, only what they need, and under duties of confidentiality and security:

Hostinger International Limited: hosting. Our servers are located in Kuala Lumpur, Malaysia.
Cloudflare, Inc.: DNS, content delivery and security filtering. Web traffic passes through Cloudflare’s global network, so it can be handled outside Malaysia.
Google (reCAPTCHA): protects sign-in and registration pages from automated abuse.
Billplz Sdn Bhd and Stripe: online payments, depending on how you choose to pay.
Our email delivery provider, to send invoices and notices.
Our professional advisers, auditors and, where the law requires or allows, regulators, courts and law enforcement.

If our business is ever sold or reorganised, personal data may be transferred to the new owner on the same terms as this notice.

5. Transfers outside Malaysia

Our primary servers are in Malaysia. Some of our providers (for example Cloudflare and Google) operate globally, so limited data such as IP addresses and request details can be processed outside Malaysia. We only use providers that give protection comparable to the PDPA, and we do not move customer data outside Malaysia ourselves. If you connect an AI app or another third-party service to your workspace, data goes to that service because you asked for it (see section 8).

6. Cookies

We use only the cookies the Service needs: a session cookie to keep you signed in, a security cookie to protect forms, a language preference, and the cookies Google reCAPTCHA sets on sign-in pages. We do not use advertising or tracking cookies. You can block cookies in your browser, but you will not be able to sign in.

7. How we protect it

HTTPS (TLS 1.2 and 1.3) for all traffic, served behind Cloudflare.
Each customer workspace has its own database, so one customer’s records are not in another’s tables.
Role-based access: people only see what their role allows. Passwords are stored hashed, and staff can turn on two-factor authentication.
An activity log of changes, which administrators can review.
Regular backups, kept for a limited time, and administrative access to our servers limited to authorised people using key-based sign-in.

No system is perfectly secure, and we cannot guarantee absolute security. If a personal data breach happens, we will assess it quickly, take steps to contain it, and notify the Personal Data Protection Commissioner and the people affected as soon as practicable and within the time the PDPA requires. Where we act as a data processor, we notify the customer concerned without undue delay so that they can meet their own duties.

8. AI apps and third-party connections

You can connect AI apps such as Claude, ChatGPT or Cursor to your workspace. They act as the staff member who connected them and can only see what that role allows. We do not send your records to an AI provider ourselves. When you connect an app and ask it something, the data it reads is processed by that provider under your own agreement with them, so please read their terms. You can disconnect an app at any time; an administrator can also revoke any connection.

9. Customer data and our role as processor

The records in a workspace belong to the customer who owns it. We process them only to provide the Service and on the customer’s instructions, we keep them confidential, we protect them as described above, and we help the customer respond to requests from their own data subjects. If you are a person whose data a customer stores (for example you are their customer or employee), please contact that customer first; we will help them where they ask.

10. How long we keep it

Account data: while your account is active, then as needed to close the account and for legal claims.
Billing and accounting records: for the period the law requires (generally seven years).
Customer data: for as long as the subscription runs. After a subscription ends the customer can export their data for 30 days; we then delete it within a further 60 days, except where the law requires us to keep something.
Backups: copies roll off automatically within a short period after the live data is deleted.

11. Your rights

Under the PDPA you may ask us to:

tell you whether we hold personal data about you and give you a copy (access);
correct personal data that is wrong, incomplete or out of date;
withdraw your consent or limit how we process your data;
give your data to you, or, where technically feasible, send it to another organisation you name (data portability);
delete your account data, subject to what we must keep by law.

Send your request to [email protected] with “Privacy request” in the subject. We may need to confirm who you are first. We will answer within 21 days. If you are not satisfied, you may complain to the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia.

It is your choice to give us personal data, but without the data we need for an account or billing we cannot provide the Service.

12. Children

The Service is for businesses. It is not meant for people under 18 and we do not knowingly collect their data.

13. Changes to this notice

We may update this notice. We will post the new version here with a new effective date and, for material changes, tell account holders by email.

14. Contact and Data Protection Officer

Data Protection Officer: Mohamad Mohsin Ismail
Email: [email protected]
DataBank2U Technologies Sdn Bhd, NO. 120-2, Jalan Setia Gemilang BJ/U13 BJ, 40170 Shah Alam, Selangor, Malaysia

Notis Privasi (Bahasa Malaysia)

1. Siapa kami

DataBank2U Technologies Sdn Bhd (“DataBank2U”, “kami”) menyediakan CRM awan dan suite perniagaan (“Perkhidmatan”). Alamat kami ialah NO. 120-2, Jalan Setia Gemilang BJ/U13 BJ, 40170 Shah Alam, Selangor, Malaysia.

Kami bertindak dalam dua peranan, dan notis ini menerangkan kedua-duanya:

Sebagai pengguna data bagi data peribadi mereka yang melawat laman web kami, membuat akaun, memulakan percubaan, melanggan atau menghubungi kami (“data akaun”).
Sebagai pemproses data bagi rekod yang disimpan pelanggan kami dalam ruang kerja mereka sendiri (pelanggan, lead, kakitangan, invois dan sebagainya, “data pelanggan”). Pelanggan kami menentukan apa yang disimpan dan sebabnya; kami hanya menyimpan dan memproses data itu mengikut arahan mereka. Butiran ada di bahagian 9 dan dalam Terma & Syarat kami.

2. Data peribadi yang kami kumpul (data akaun)

Nama, alamat e-mel, nombor telefon, nama dan alamat syarikat yang anda berikan semasa mendaftar, memulakan percubaan atau menghubungi kami.
Butiran log masuk: e-mel anda dan kata laluan yang di-hash (tidak boleh dibaca), dan, jika anda hidupkannya, tetapan pengesahan dua faktor.
Butiran bil: pelan, invois dan status bayaran. Butiran kad dan perbankan dalam talian dikendalikan oleh penyedia pembayaran kami; kami tidak menyimpan nombor kad penuh.
Data teknikal: alamat IP, maklumat pelayar dan peranti serta log aktiviti, digunakan untuk memastikan Perkhidmatan selamat dan berfungsi.
Apa yang anda hantar kepada kami: permintaan sokongan, e-mel dan mesej.

3. Kenapa kami menggunakannya

Untuk mencipta dan menjalankan akaun dan ruang kerja anda, serta menyediakan Perkhidmatan yang anda langgan.
Untuk membil anda, mengutip bayaran dan menyimpan rekod yang dikehendaki undang-undang.
Untuk memberi sokongan dan menghubungi anda tentang Perkhidmatan, seperti pembaharuan, invois, notis keselamatan dan penyelenggaraan.
Untuk melindungi Perkhidmatan: mencegah penyalahgunaan, penipuan dan akses tanpa kebenaran, serta menyiasat insiden.
Untuk menambah baik Perkhidmatan, menggunakan data teknikal di atas.
Untuk memenuhi kewajipan undang-undang kami.

Kami tidak menggunakan data peribadi anda untuk pengiklanan atau pemprofilan, dan kami tidak menjual, menyewa atau menukar data peribadi kepada sesiapa.

4. Dengan siapa kami berkongsi

Kami berkongsi data peribadi hanya dengan penyedia yang membantu kami menjalankan Perkhidmatan, hanya apa yang mereka perlukan, dan di bawah kewajipan kerahsiaan dan keselamatan:

Hostinger International Limited: pengehosan. Pelayan kami terletak di Kuala Lumpur, Malaysia.
Cloudflare, Inc.: DNS, penghantaran kandungan dan penapisan keselamatan. Trafik web melalui rangkaian global Cloudflare, jadi ia boleh dikendalikan di luar Malaysia.
Google (reCAPTCHA): melindungi halaman log masuk dan pendaftaran daripada penyalahgunaan automatik.
Billplz Sdn Bhd dan Stripe: pembayaran dalam talian, bergantung pada cara anda memilih untuk membayar.
Penyedia penghantaran e-mel kami, untuk menghantar invois dan notis.
Penasihat profesional, juruaudit kami dan, apabila undang-undang menghendaki atau membenarkan, pengawal selia, mahkamah dan penguat kuasa undang-undang.

Jika perniagaan kami dijual atau disusun semula, data peribadi mungkin dipindahkan kepada pemilik baharu dengan terma yang sama seperti notis ini.

5. Pemindahan ke luar Malaysia

Pelayan utama kami berada di Malaysia. Sesetengah penyedia kami (contohnya Cloudflare dan Google) beroperasi di seluruh dunia, jadi data terhad seperti alamat IP dan butiran permintaan boleh diproses di luar Malaysia. Kami hanya menggunakan penyedia yang memberi perlindungan setanding PDPA, dan kami sendiri tidak memindahkan data pelanggan ke luar Malaysia. Jika anda menyambungkan aplikasi AI atau perkhidmatan pihak ketiga lain kepada ruang kerja anda, data pergi ke perkhidmatan itu kerana anda memintanya (lihat bahagian 8).

6. Kuki

Kami hanya menggunakan kuki yang diperlukan Perkhidmatan: kuki sesi untuk mengekalkan log masuk anda, kuki keselamatan untuk melindungi borang, pilihan bahasa, dan kuki yang ditetapkan Google reCAPTCHA pada halaman log masuk. Kami tidak menggunakan kuki pengiklanan atau penjejakan. Anda boleh menyekat kuki dalam pelayar anda, tetapi anda tidak akan dapat log masuk.

7. Bagaimana kami melindunginya

HTTPS (TLS 1.2 dan 1.3) untuk semua trafik, disalurkan melalui Cloudflare.
Setiap ruang kerja pelanggan mempunyai pangkalan data sendiri, jadi rekod seorang pelanggan tidak berada dalam jadual pelanggan lain.
Akses berasaskan peranan: orang hanya melihat apa yang peranan mereka benarkan. Kata laluan disimpan dalam bentuk hash, dan kakitangan boleh menghidupkan pengesahan dua faktor.
Log aktiviti bagi perubahan, yang boleh disemak oleh pentadbir.
Sandaran berkala yang disimpan untuk tempoh terhad, dan akses pentadbiran ke pelayan kami dihadkan kepada orang yang dibenarkan menggunakan log masuk berasaskan kunci.

Tiada sistem yang selamat sepenuhnya, dan kami tidak boleh menjamin keselamatan mutlak. Jika berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan menilainya dengan segera, mengambil langkah untuk membendungnya, dan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi serta individu yang terjejas secepat yang praktikal dan dalam tempoh yang dikehendaki PDPA. Apabila kami bertindak sebagai pemproses data, kami memaklumkan pelanggan berkenaan tanpa kelewatan yang tidak wajar supaya mereka dapat memenuhi kewajipan mereka sendiri.

8. Aplikasi AI dan sambungan pihak ketiga

Anda boleh menyambungkan aplikasi AI seperti Claude, ChatGPT atau Cursor kepada ruang kerja anda. Ia bertindak sebagai kakitangan yang menyambungkannya dan hanya boleh melihat apa yang peranan itu benarkan. Kami sendiri tidak menghantar rekod anda kepada penyedia AI. Apabila anda menyambungkan aplikasi dan bertanya sesuatu, data yang dibacanya diproses oleh penyedia itu di bawah perjanjian anda sendiri dengan mereka, jadi sila baca terma mereka. Anda boleh memutuskan sambungan aplikasi pada bila-bila masa; pentadbir juga boleh membatalkan mana-mana sambungan.

9. Data pelanggan dan peranan kami sebagai pemproses

Rekod dalam sesebuah ruang kerja adalah milik pelanggan yang memilikinya. Kami memprosesnya hanya untuk menyediakan Perkhidmatan dan mengikut arahan pelanggan, kami merahsiakannya, kami melindunginya seperti diterangkan di atas, dan kami membantu pelanggan menjawab permintaan daripada subjek data mereka sendiri. Jika anda seseorang yang datanya disimpan oleh pelanggan (contohnya anda pelanggan atau pekerja mereka), sila hubungi pelanggan itu dahulu; kami akan membantu mereka apabila diminta.

10. Berapa lama kami menyimpannya

Data akaun: selagi akaun anda aktif, kemudian seperti yang diperlukan untuk menutup akaun dan untuk tuntutan undang-undang.
Rekod bil dan perakaunan: untuk tempoh yang dikehendaki undang-undang (biasanya tujuh tahun).
Data pelanggan: selagi langganan berjalan. Selepas langganan tamat, pelanggan boleh mengeksport data mereka selama 30 hari; kami kemudian memadamnya dalam tempoh 60 hari seterusnya, kecuali apabila undang-undang menghendaki kami menyimpan sesuatu.
Sandaran: salinan luput secara automatik dalam tempoh singkat selepas data langsung dipadam.

11. Hak anda

Di bawah PDPA anda boleh meminta kami:

memberitahu sama ada kami menyimpan data peribadi tentang anda dan memberi salinan (akses);
membetulkan data peribadi yang salah, tidak lengkap atau lapuk;
menarik balik persetujuan anda atau mengehadkan cara kami memproses data anda;
memberikan data anda kepada anda, atau, jika boleh dilaksanakan secara teknikal, menghantarnya kepada organisasi lain yang anda namakan (kebolehpindahan data);
memadam data akaun anda, tertakluk kepada apa yang mesti kami simpan mengikut undang-undang.

Hantar permintaan anda ke [email protected] dengan “Permintaan privasi” pada subjek. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda dahulu. Kami akan menjawab dalam masa 21 hari. Jika anda tidak berpuas hati, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.

Memberikan data peribadi kepada kami adalah pilihan anda, tetapi tanpa data yang kami perlukan untuk akaun atau pengebilan, kami tidak dapat menyediakan Perkhidmatan.

12. Kanak-kanak

Perkhidmatan ini untuk perniagaan. Ia tidak ditujukan kepada mereka yang berumur bawah 18 tahun dan kami tidak dengan sengaja mengumpul data mereka.

13. Perubahan pada notis ini

Kami mungkin mengemas kini notis ini. Kami akan menyiarkan versi baharu di sini dengan tarikh berkuat kuasa baharu dan, bagi perubahan penting, memaklumkan pemegang akaun melalui e-mel.

14. Hubungan dan Pegawai Perlindungan Data

Pegawai Perlindungan Data: Mohamad Mohsin Ismail
E-mel: [email protected]
DataBank2U Technologies Sdn Bhd, NO. 120-2, Jalan Setia Gemilang BJ/U13 BJ, 40170 Shah Alam, Selangor, Malaysia